Viele Projekte haben nicht den Erfolg, den sie eigentlich haben sollten. In über 70 % aller Projekte kommt es zu Problemen, Zeitüberschreitungen, Schwierigkeiten im Projektteam, Abbrüchen. Wie lässt sich das verhindern?
Dazu gibt es 4 bewährte Ansatzpunkte:
Bevor Sie ein Projekt starten, sollten Sie als Erstes überlegen, ob die Ziele des Projektes realistisch sind oder ob der Auftraggeber nicht zu viel erwartet und ob ein Projekt die richtige Organisationsform für das angestrebte Vorhaben ist. Eine Reihe von Problemen ergibt sich schlicht aus der Tatsache, dass Projekte auf den Weg gebracht werden, die den Namen gar nicht verdienen oder von vornherein zum Scheitern verurteilt sind. Bevor Sie ein Projekt beginnen, sollten Sie deshalb versuchen, erst einmal die Erfolgschancen abzuschätzen.
Als Zweites sollten Sie analysieren, wie es um die Rückendeckung für das Projekt bestellt ist. Nicht jedes Projekt wird von allen Betroffenen und Beteiligten als wichtig und nützlich eingeschätzt. Deshalb sollten Sie sich auch überlegen, wie das Projekt in Ihrer Einrichtung gesehen wird und wie gut die Unterstützung bei der Leitung, bei den Führungskräften und bei den Kollegen ist. Je schlechter die Unterstützung, desto schneller kann es zu Problemen kommen.
Als Drittes sollten Sie einschätzen, ob – und wenn ja – wie hoch die Risiken für das Projekt sind. Risiken gibt es in den meisten Projekten mehr als genug. Sie frühzeitig zu erkennen und entsprechende Gegenmassnahmen zu ergreifen ist eine wichtige Aufgabe des Projektmanagements und damit der Projektleitung. Bei Risiken kommen Einzelrisiken in unterschiedlichem Umfang vor. Einzelrisiken können andere Risiken nach sich ziehen, sogenannte Folgerisiken. Schliesslich können auch Risiken entstehen, wenn man nicht die drei Aspekte Zeit, Kosten und Qualität im Auge behält und beispielsweise nur auf die Qualität achtet, während die Kosten mehr und mehr aus dem Ruder laufen.
Wobei wir beim vierten Schritt wären: Der Qualität des Projekts. Der Erfolg eines Projektes hängt nicht nur von der Einhaltung der Kosten und des Zeitplans ab. Wichtig ist auch, eine ausreichend gute Qualität zu erreichen. Denn mangelnde Qualität schafft Unzufriedenheit bei dem Auftraggeber, verursacht unnötigen Ärger sowie unnötige Kosten für Nachbesserungen und wirkt sich meist auch ungünstig auf das Arbeitsklima im Projektteam aus.